Por lo menos 2 veces a la semana, recibimos correos en la oficina con mensajes como este:
«Hola requiero de una cotización para una boda sencilla, para 250 personas, en Abril, con diseño floral, dj, en una hacienda, espero su respuesta, gracias».
No es broma, la gente espera que le cotices un servicio completamente personalizado, en 1 día, algo que al wedding planner, le puede llevar entre 3 y 5 días (dependiendo de la complejidad del evento), incluso más…pero vivimos en la era de la inmediatez, pero al mismo tiempo en la época de la «personalización», todos quieren que su evento sea único, pero quieren que les digas cuánto cuesta en 5 minutos.
Creo que esto es resultado de dos situaciones, por un lado, ¡sí! la gente hoy en día está acostumbrada a tener acceso a información de manera inmediata, lo complicado está en que no puedes dar respuesta inmediata si lo que quieren es personalización, porque la personalización requiere tiempo (es un traje hecho a la medida). Por otro lado, como wedding planner, catering, dj´s, productores de eventos en general, nos encanta mostrar el lado «glamoroso» del evento, subimos fotos de las súper producciones listas, porque obviamente eso nos vende y nos vende mucho. Pero no te contamos que para llegar a ese punto, ya le trabajamos unas 8, 10, 12, 14, o hasta 24 horas, que tal vez para cuando tomamos esa foto ya no aguantábamos el dolor de espalda o los pies (así es, siempre).
Hoy quiero contarte lo que esas fotos de «súper producciones» no te dicen, hay una larga lista de cosas que tú como cliente no ves en esas fotos, pero que alguien con experiencia en eventos sí y sabe (si es profesional) que no te va a poder dar respuesta inmediata, que necesita más información, y que muchas veces para darte información certera en cuanto a lo que requieres, necesitará dedicarle tiempo, incluso una visita a locación, una cita contigo previamente que implica 1 o 2 horas, más todo el trabajo que requiera tu cotización, porque créeme, una boda jamás es «sencilla», sencillo es irte a casar al registro civil, pero si quieres una locación (jardín o hacienda), banquete, flores y ceremonia civil y/o religiosa el mismo día, la sencillez en esos eventos simplemente ¡NO EXISTE! requiere de muchísima coordinación de proveedores, y hay un gran trabajo detrás, habrá un gran número de personas trabajando en la producción de tu evento «sencillo» y es ahí a donde quiero llegar, para que te des una idea de la gente que trabaja «tras bambalinas» de un evento, y valores el trabajo que hay incluso detrás de una cotización.
Recientemente en un evento me puse a hacer números de cuántas personas trabajan en una boda. Mi ejercicio lo realicé en una boda para 400 personas con duración de 10 horas, con una producción que requería de 2 días y que además tuvimos que realizar en tan sólo 12 horas, porque no podíamos ocupar la locación antes. A continuación te compartiré el número de proveedores, involucrados y el número de personas que ví trabajando durante el evento, algunos de ellos incluso me compartieron números de personas involucradas desde la producción previa al mismo evento.
Locación Jardin Lomas Altas: 7 personas
Wedding planner Paula Abreu Weddings & Events: 9 personas de staff (el día del evento), 2 personas en oficina durante un proceso de planeación de 8 a 10 meses (entre 200 y 250 horas), y tres scoutings a CDMX a locación y 24 horas de trabajo continuo por parte de todo el staff
Diseño Floral : 9 personas el día del evento (trabajando durante 8 horas previas al evento, y 24 horas el día del evento)
Producción e Iluminación Murad Eventos : 9 personas en staff el día del evento (entre ellos cargadores, técnicos, productores, y chofer)
Diseño de estructura decorativa: 5 personas para el montaje
Dj con montaje «sencillo» : Alrededor de 5 personas (dj, cargadores, técnicos y chofer)
Sax para amenizar Javier Cavacini : 1 persona
Alquiler de Mobiliario: 15 personas (entre ellos, cargadores, choferes y coordinador)
Banquete Gourmet Santi Palacio Catering de 4 tiempos y 3 tornafiestas: 40 meseros, 2 capitanes, y alrededor de 40 personas en cocina, 2 coordinadoras, y me faltan los cargadores, que no tuve oportunidad de contar, pero que considero que por lo menos eran 6 personas.
Barra libre: 5- 6 personas
Barra de cervezas: 3-5 personas
Mesa de dulces: 2 personas para montaje, 1 persona durante el evento.
Fotografo Erick Pozos: 3- 4 personas
Video Hiram Aguilar: 3- 4 personas
Valet Parking: 10 personas
MUA (Maquillaje & Peinado) : 2- 3 personas
Decoración de la iglesia: 3- 5 personas
Música de la iglesia «sencilla»: 4 personas
Flores personales (ramos de novia) Dras Flores : 3 – 4 personas
TOTAL DE PERSONAS INVOLUCRADAS : 198 personas (alrededor)
¡198 personas! ¡198 familias! que reciben un sueldo por participar en un evento. ¡No son los insumos! ¡No son las flores! ¡No es la silla! Es el trabajo de cientos de personas que reciben honorarios y sueldos a partir de las producciones en eventos. Ya ni siquiera me meto en capacitaciones y cursos, porque eso mejor lo dejo para otro «post», lo que quiero que entiendas como cliente, como futuro wedding planner, como proveedor de servicios, es que detrás de un evento como los que te piden los clientes (inspiración Pinterest) hay un gran número de personas haciendo que sea posible.
Ale Souto, propietaria de DRAS FLORES y responsable del diseño de las flores personales para esta boda incluso me compartió, que aparte de las 3 o 4 personas involucradas en la producción de las flores, ella, compra flores en 2 mercados diferentes, entonces, tiene dos días de compras de insumos, porque es muy cuidadosa con la calidad de las flores, no le gusta comprar «lo que encuentra», le gusta comprar LO MEJOR, porque sabe que todos los ojos estarán puestos en el ramo principal y que la novia, al inspirarse en un ramo de «Pinterest», está esperando recibir exactamente lo mismo, o rebasar sus expectativas.
Ojalá este post llegue a muchas personas, y cada vez haya más clientes que entienden que las bodas y la producción de eventos no son un tema sencillo, que implica muchísimo conocimiento, «horas vuelo», dedicación, profesionalismo, responsabilidad y entrega, porque para que un evento sea exitoso, no es una sola persona la que «mueve los hilos», es un gran grupo de personas trabajando «largo y tendido» para hacerlo posible. Cuando pidas un descuento, piensa en el gran número de personas que hay detrás para hacerlo posible, cuando mencionas que está «muy caro el servicio», no es que esté caro, a lo mejor está fuera de tus posibilidades, pero eso es otro tema, los servicios profesionales con renombre y prestigio, llevan años haciendo bien las cosas, no demerites el trabajo profesional de gente que sabe qué es lo que tiene que hacer para cumplir con tus expectativas e incluso superarlas y que lleva años haciéndolo para tener una marca prestigiada y lograr posicionarse.
Aquí mi consejo: Tú como cliente, cuídate de aquellos servicios improvisados, si tu presupuesto es limitado, disminuye el número de invitados y contrata un salón donde te incluyan todo y todos los eventos sean iguales, la personalización no puede ser un servicio barato, porque requiere de tiempo y experiencia, las producciones en haciendas, jardines, con decoraciones, diseño floral, coordinación total de los servicios y asistencia personalizada durante el proceso de planeación son un lujo y recuerda que lo «Bueno, Bonito y Barato» sólo existe en tu mente, en el mundo real sólo puedes elegir 2 de las 3 «B´s», tú eliges cuáles prefieres. A ti, futuro event planner, sé consciente de los riesgos y responsabilidad que llevas sobre tus hombros al producir un evento, no demerites nunca en contratar a gente profesional y personas capaces para coordinar y ejecutar un evento, en esta industria un resbalón te puede costar tu carrera profesional. Cobra lo justo por tus servicios y paga lo justo por los servicios que contratas.
